Les tranches de numéros de pièces sur SAP

Les tranches de numéros de pièces sur SAP

Dans SAP, les tranches de numéros de pièces (Number Ranges) sont utilisées pour attribuer des identifiants uniques aux documents financiers et comptables (factures, écritures comptables, commandes, etc.). Chaque document créé dans SAP doit avoir un numéro distinct, ce qui permet de garantir la traçabilité et d’assurer une organisation rigoureuse des enregistrements comptables.

Les tranches de numéros peuvent être définies en numérotation interne ou numérotation externe :

• Numérotation interne : SAP génère automatiquement le numéro du document à partir d’une plage définie. L’utilisateur n’a pas à saisir de numéro, ce qui réduit les risques d’erreur.
• Numérotation externe : L’utilisateur doit entrer manuellement le numéro du document lors de sa création, à condition que celui-ci respecte la plage de numéros autorisée. Cette option est souvent utilisée pour l’intégration de documents issus de systèmes externes.

Exemples

1. Exemple de numérotation interne
   Dans la configuration SAP, une tranche de numéros de pièces pour les factures fournisseurs peut être définie de 500000 à 599999. Lorsqu’un utilisateur crée une facture, SAP attribue automatiquement le prochain numéro disponible, par exemple 500001, sans intervention manuelle.

2. Exemple de numérotation externe
   Pour les commandes clients, une entreprise peut définir une tranche de numéros de C10000 à C19999 en mode externe. Lors de la création d’une commande, l’utilisateur saisit un numéro unique comme C10234. SAP vérifie alors que ce numéro respecte bien la plage définie avant d’accepter l’enregistrement.

L’utilisation des tranches de numéros de pièces permet ainsi de structurer et sécuriser la gestion des documents dans SAP tout en s’adaptant aux besoins spécifiques des entreprises.

Configuration des tranches de numéros de pièces

1. Accéder à la configuration des tranches de numéros

Pour configurer les tranches de numéros de pièces (Number Ranges), suivez le chemin de menu suivant :
Comptabilité financière → Paramètres globaux de la comptabilité financière → Document → Tranches de numéros de documents → Définir les tranches de numéros de documents.

Dans le champ Code société, saisissez 1000, puis cliquez sur le bouton Intervalles pour modifier les tranches de numéros de cette société.

2. Comprendre la structure des tranches de numéros

Les tranches de numéros de la nouvelle société 1000 ont été copiées avec d’autres paramètres lors de la création du code société. Chaque intervalle est identifié par un numéro dans la première colonne (ex. : 01, 02, 03, etc.), et ce numéro doit être attribué dans le type de document correspondant.

Ensuite, vous verrez l’année de validité. Il est recommandé de définir cette valeur à 9999, ce qui signifie qu’aucune limite de validité n’existe. Puis, renseignez les champs De Numéro et À Numéro pour définir l’intervalle dans lequel le système attribuera les numéros de documents de manière consécutive (en cas de numérotation interne).

Dans la colonne NR Status, vous pouvez voir le dernier numéro utilisé (dans un système de développement sans données, cette valeur est 0). Enfin, dans la colonne Ext, une case cochée signifie que la numérotation est externe, c’est-à-dire que l’utilisateur doit saisir manuellement le numéro lors de la création du document.

3. Bonnes pratiques et transport des tranches de numéros

Les modifications des tranches de numéros ne sont pas automatiquement transportées vers d’autres environnements SAP, car cela pourrait entraîner des incohérences dans les clients cibles. Il est donc recommandé de définir manuellement les tranches de numéros dans chaque client, en intégrant cette tâche aux activités de bascule (cutover activities) lors du passage en production.