Paramètres du type de document sur SAP S/4HANA : Guide de configuration

SAP S/4HANA offre une flexibilité importante pour la gestion des types de documents dans le cadre de la comptabilité financière. Pour configurer un type de document, il suffit de suivre le chemin de menu suivant : Comptabilité financière • Paramètres globaux de la comptabilité financière • Document • Types de documents • Définir les types de documents.

La première image montre une liste des types de documents déjà définis dans le système. La plupart d’entre eux sont des types de documents standard fournis par SAP, qui suffisent généralement pour répondre aux besoins d’affaires. Cependant, il est tout à fait possible de copier ces types de documents standards pour développer des types de documents personnalisés, par exemple, pour répondre aux besoins de reporting locaux ou pour satisfaire des processus d’affaires spécifiques.

Prenons l’exemple du type de document KR : Facture fournisseur pour examiner les paramètres pertinents, comme le montre la deuxième image. Voici un aperçu des champs essentiels à configurer dans cet écran :

1. Plage de numéros

La plage de numéros détermine les numéros de document qui seront attribués lors de la saisie des documents pour ce type de document. Vous créerez la plage de numéros réelle dans la section suivante ; dans ce champ, vous attribuerez l’objet de plage de numéros au type de document.

2. Type de document inversé

Ce champ spécifie le type de document qui sera utilisé pour effectuer les inversions des écritures comptables du type de document sélectionné. Si aucune valeur n’est renseignée dans ce champ, l’inversion se fera avec le même type de document que celui du document d’origine.

3. Groupe d’autorisation

Ce champ permet de configurer une vérification des autorisations au niveau du type de document. Cela permet de contrôler qui peut utiliser ce type de document, en fonction des droits d’accès définis.

4. Types de comptes autorisés

Dans ce champ, vous pouvez sélectionner les types de comptes autorisés à être enregistrés avec ce type de document. Par exemple, pour le type de document KR, les comptes d’actifs, les fournisseurs, les matériaux et les comptes de grand livre général peuvent être sélectionnés. Cela signifie que seuls les comptes de ces types pourront être utilisés pour les documents de type KR, tandis que les clients et les coûts secondaires seront exclus.

5. Postes négatifs autorisés

Cet indicateur permet d’effectuer des inversions de documents sous forme de postes négatifs. Un poste négatif signifie que les éléments seront enregistrés du même côté que le document d’origine, mais avec un signe négatif. Par exemple, lors d’une inversion, un élément de débit restera du côté du débit, mais sous forme de poste négatif.

6. Obligatoire lors de la saisie du document

Dans ce champ, vous pouvez spécifier que le champ de référence et/ou le champ de texte du document sont obligatoires lors de l’enregistrement des documents avec ce type de document.

Conclusion

Les paramètres de contrôle d’un type de document dans SAP S/4HANA sont essentiels pour assurer la flexibilité et la conformité dans la gestion des documents comptables. Ils permettent de configurer des aspects cruciaux, tels que la numérotation des documents, les autorisations et les types de comptes autorisés. Une gestion rigoureuse de ces paramètres permet d’adapter le système aux besoins spécifiques de votre entreprise, notamment pour les processus de reporting locaux ou les exigences particulières liées aux types de documents.

Dans notre prochain article, nous examinerons les plages de numéros des types de documents en détail, et comment les configurer efficacement pour optimiser la gestion documentaire sur SAP S/4HANA.